内容証明書とは、「(1)誰が (2)いつ (3)どのような内容の文章の手紙を (4)誰に発信して (5)相手方がいつ受け取ったのか」を、郵便局長が証明してくれる、いわゆる「お手紙」の一種です。
しかし、このお手紙は厳格な形式や手続きゆえに、いかにも権威あるもののように思われています。
その事実を逆手にとり、自分の意思を強く伝えたいという場合に内容証明書を用いれば、相手方に相当な心理的なプレッシャーを与えることができるというわけです。

また、内容証明書は郵便局が、その内容及び差し出しの日付を公的に証明してくれるので、訴訟の場においても強い証拠価値を持っています。
将来、訴訟に発展することが予想される問題について、手元に証拠となるものが乏しいという場合には、内容証明書を駆使して証拠を作り出すこともできます。

このように、相手方へ何らかの要求や請求、警告などをする場合に、内容証明書はとても有効なのです。
また、契約書や公正証書を作成する前提で、相手方の協力を求める手段として内容証明書を活用するケースもあります。

そして、権利行使の期間のある「クーリングオフ」においては、特にその威力を発揮いたします。もしハガキや簡易書留を使い、相手業者にクーリングオフ書面を送付しても、その書かれた内容まで公的に証明できるわけではないため、仮に相手業者が「ハガキ（簡易書留）は受け取ったが、その内容はクーリングオフに関するものではなかった。また、その書面は処分した」と主張すれば、クーリングオフ通知を、権利行使期間内にキチンと発信した事実を証明することが困難になります。
つまり、内容証明書以外の方法でクーリングオフ書面を送付すると、後々不利益になることがあるわけです。
更に言うならば、もし書面の内容がクーリングオフ通知であることは証明できたとしても、相手業者に確実に配達が完了し、到達したことを証明するためには、併せて配達証明も付ける必要がありますのでご注意ください。

以下のようなケースでは、内容証明書が有効です。

（一部例）

債権（金銭）を回収したいとき

・・・金銭を貸した者が、借り手に対して返還するよう請求する権利を「債権」といいます。債権には、商品代金、売掛金、賃金、貸金などが含まれます。

契約を解除したいとき

・・・（クーリング オフ）

賃貸借契約の解除をしたいとき

・・・貸主が、借主に対して、ある物の使用・収益をさせることを約束し、借主がこれに対して賃料を支払うことを約束することによって成立する契約を、「賃貸借契約」といいます。マンションや駐車場などの不動産を借りる契約などがこれにあたります。

売買契約の解除をしたいとき

・・・一方が相手方に対し、ある物（商品など）の財産権を移転し、その対価として相手方が代金を支払うことを約束する契約を「売買契約」といいます。原則として売買契約は口頭でも成立します。例えば、コンビニでパンを購入するのも売買契約です。

損害賠償請求したいとき

・・・物理的な損害や精神的な損害を受けた時に発生する，当事者間での金銭のやりとりの事を「損害賠償」といいます。例えば、交通事故による損害賠償請、けんかの怪我による損害賠償、宅配業者への損害賠償などが該当します。

慰謝料請求したいとき

・・・離婚による慰謝料、不倫による慰謝料、養育費の支払いなどの請求も、内容証明書によって行うことができます。